Gestión documental: la palanca del conocimiento como vector de transformación digital del sector financiero

Cuando Deloitte analizaba en un foro reciente cómo está evolucionando la cultura del dato en el sistema financiero, destacaba que esa gestión de la información, a menudo en forma de documentos, está en los genes de las entidades. Siempre lo han hecho, aunque fuese de manera manual. ¿Qué veterano del sector no recuerda aquellas habitaciones llenas a rebosar de a archiveros que formaban parte del paisaje cotidiano no hace mucho?

Hoy, lo analógico ya no resulta viable. La proliferación de servicios y trámites digitales y la necesidad de manejar casi en tiempo real ese creciente volumen de datos no deja más camino que la gestión documental con software especializado. Ocurre en todas las empresas, pero en las financieras en particular.

De hecho, las plataformas DMS (Document Management System) son palanca no solo de la digitalización (convertir documentos físicos a formato digital) sino de la transformación digital profunda de procesos, desde el onboarding a la atención al cliente o el cumplimiento normativo. En este sentido, la orientación a la gestión documental (document driven) enlaza de forma natural con la gestión del dato (data-driven).

DMS interno o externo

No solo se trata de implementación tecnológica, sino de un verdadero cambio cultural, porque todas las áreas contribuyen al sistema con sus propios documentos. Las entidades pueden optar por implantar un DMS interno o externalizar el servicio en uno gestionado desde la nube.

En este sentido, el primer reto de implantación o selección del DMS sería elegir, entre una creciente oferta, cuál de esas opciones es la que mejor se adapta a los objetivos corporativos, ya que sus aplicaciones pueden estar más o menos orientadas a, por ejemplo, automatización, seguridad y confidencialidad, firma electrónica, gestión de los procesos de negocio o aplicaciones móviles, entre muchas otras posibilidades.

El mercado también ofrece como solución los Enterprise Content Management. Mientras los DMS se centran en el ciclo de vida del documento desde el escaneado al uso compartido, los ECM amplían la gestión a otros formatos como imágenes, vídeos, e-mails, páginas web, etc.

Ventajas digitales

Las compañías desarrolladoras enumeran varias ventajas operativas, siempre que el servicio de gestión responda a la política documental de la entidad:

Para empezar, optimiza el espacio físico y reduce el impacto ambiental al minimizar el uso de papel.
Ahorra costes, tiempo, recursos humanos y mejora la productividad mediante la organización indexada y exhaustiva de los documentos, con disponibilidad inmediata desde varios criterios de búsqueda.
La integración de departamentos, tareas y procesos en un sistema único facilita los flujos de trabajo y un modelo colaborativo entre los diferentes equipos, especialmente en entidades de gran tamaño.
Aporta un grado mucho mayor de cumplimiento normativo para evitar multas, sentencias e impactos a la reputación, porque minimizan el riesgo de pérdida o extravío de documentos. Eso supone un factor crítico en un sector sometido a estrictas medidas de control, como las auditorías o la obligación legal en España de conservar, durante al menos seis años, documentos como los contratos de cuenta. Está igualmente obligado a comunicar información como extractos, comisiones y gastos devengados, tipos de interés o liquidaciones.
Incrementa la seguridad. El control de acceso a la documentación digital facilita el cumplimiento de las normativas de privacidad, desde las transacciones de un cliente o su balance financiero a las nóminas de la propia plantilla del propio banco, por poner un ejemplo de datos confidenciales.
Potencia la fluidez del servicio y la entrega rápida de documentos solicitados por los clientes se pueden traducir en una mejor valoración de su experiencia y de la entidad.
Las últimas versiones de plataformas prometen una integración flexible y poco invasiva con los sistemas informáticos, programas y bases de datos previos.

Un sistema de gestión documental interno o externo puede actuar como acelerador de la transformación digital financiera. Es decir, implica ese avance hacia el modelo data driven que comentábamos para aprovechar a fondo el valor del dato como principal activo.

En este aspecto, el informe La gestión de los documentos en el Banco de España, un modelo integral de servicios, apunta algunas de las tendencias tecnológicas que contribuyen tanto a optimizar la gestión documental como a su transición a la gestión del dato:

Descentralización de la información mediante cadena de bloques.
Ubicuidad de la información en cloud computing.
Herramientas colaborativas para compartirla.
Integración de nuevos formatos de información como los gemelos digitales y la realidad aumentada.
Análisis inteligente de grandes volúmenes de datos para realizar proyecciones y decantar patrones del comportamiento de los clientes mediante big data y data analytics.

En Prosegur AVOS, ayudamos a nuestros clientes en la gestión eficiente de la documentación, cumpliendo con los requerimientos normativos de cada sector. Nuestro equipo CREAD (Centro de Robotización, Excelencia, Automatización y Digitalización) cuenta con la plataforma de gestión documental SGD, además de Centros de Digitalización de documentos propios y un área de innovación.

(i)   Cultura Data Driven: cómo gestionar los datos de los clientes de forma eficaz (Febrero 2020) https://www.elconfidencial.com/empresas/2020-02-11/gobierno-del-dato-chief-data-officer-deloitte-bra_2448288/
(ii)   Gestión documental, el tesoro escondido de su empresa https://www.pwc.com/co/es/servicios-tecnologicos/assets/gestion-documental-folleto.pdf
(iii)   Los Retos de la Banca en Gestión Documental (Parte 2) (Octubre 2015) https://www.linkedin.com/pulse/los-retos-de-la-banca-en-gesti%C3%B3n-documental-parte-1-de-la-rosa/?originalSubdomain=es

(iv) ¿Qué información sobre tu cuenta está tu banco obligado a comunicarte? (Enero 2021) https://clientebancario.bde.es/pcb/es/blog/que-informacion-sobre-tu-cuenta-esta-tu-banco-obligado-a-comunicarte-.html#:~:text=Como%20regla%20general%2C%20el%20banco,por%20el%20Código%20de%20Comercio

(v) La gestión de los documentos en el Banco de España. Un modelo integral de servicios. (Septiembre 2019) https://www.cemla.org/actividades/2019-final/2019-09-gestion-documental/2019-09-gestion-documental-bde-mi.pdf

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