Claves para elaborar el Plan de Contingencia de una empresa

Índice de contenido:

¿En qué consiste el Plan de Contingencia de una empresa?
¿Cómo debe ser el Plan de Contingencia de una empresa?
Contenidos de un Plan de Contingencia
Fases de un Plan de Contingencia
La importancia de la revisión y actualización del Plan de Contingencia

¿Qué harías si una emergencia, ya sea por causas internas o externas, comprometiera la seguridad de las personas, los bienes o impidiera la continuidad de tu negocio?

La única manera para salir airosos de eventos de este tipo es disponer de un Plan de Contingencia.

¿En qué consiste el Plan de Contingencia de una empresa?

Es el conjunto de medidas que se plantean a nivel estratégico, operativo, organizacional y de personal, en caso de que se presente cualquier incidente que ponga en riesgo la continuidad de la compañía. Principalmente, suele ir enfocado hacia determinadas áreas de un negocio.

Básicamente, consiste en anticiparse a posibles situaciones de riesgo, de modo que se minimice el impacto negativo de estos riesgos sobre la empresa.

Su función es diseñar una serie de procedimientos e instrucciones alternativas a las condiciones operativas normales de la empresa, a través de los cuales se permita el funcionamiento de la empresa tras un incidente de cualquier tipo. De esta forma, aumentan las posibilidades de continuar con la actividad empresarial y se reducen los tiempos de reacción ante estos sucesos.

Es importante diferenciar entre un Plan de Contingencia y un Plan de Continuidad; mientras que el primero se dirige sobre todo a reducir el impacto de un determinado incidente dentro de la operativa habitual de la empresa, el segundo busca es salvaguardar la continuidad del negocio, en caso de suceder un incidente inesperado.

Una gestión empresarial responsable deberá incluir este tipo de planificación que desarrolle escenarios, actores y procedimientos antes de que sean necesarios. En ese sentido, un Plan de Contingencia es a la vez un plan de acción y un plan de prevención.

¿Cómo debe ser el Plan de Contingencia de una empresa?

Para que un Plan de Contingencia sea eficaz, se requiere realizar una investigación, una evaluación de riesgos y una adecuada planificación.

De este modo ha de ser:

Global: ha de prever la actuación no solo del personal al que designe para llevar a cabo las acciones tendentes a la recuperación de la normalidad, sino que también ha de tener en cuenta la situación y la actuación del resto de personas que forman parte de la organización. Por tanto, ha de ser un trabajo que consensúe las voces de actores muy distintos, pero igualmente implicados.
Un documento en constante renovación, puesto que la realidad de la empresa cambia, como cambian las condiciones externas a la misma por el simple paso del tiempo o el desarrollo de las tecnologías.
Lo suficientemente amplio y claro como para adaptarse a distintos escenarios, reuniendo las posibles causas, catástrofes o contingencias posibles, de forma que cualquier miembro de la empresa pueda familiarizarse con él.
Ha de ser útil. Para ello, deben fijarse los objetivos prioritarios y en sus procedimientos habrá de tener en cuenta la seguridad, la continuidad de negocio y la eficiencia.

Contenidos de un Plan de Contingencia

Para que cumpla con su función, un Plan de Contingencia debe prevenir y plantear acciones que establezcan procedimientos de contingencia.

Lo más habitual es dividir su contenido en la siguiente estructura:

Objetivos
Alcance
Análisis y clasificación de los posibles riesgos
Plan de respaldo
Plan de emergencias
- Organización del personal, identificación de roles y liderazgo en la puesta en marcha del plan
- Medidas y procedimientos que garanticen minimizar el impacto de la incidencia sobre la empresa
Plan de recuperación

Se debe tener una planificación amplia y con vocación formativa en la que se establezcan mecanismos que salvaguarden valores como la seguridad de las personas y la continuidad de la empresa. Y para ello, es necesario solicitar asesoramiento a expertos en previsión y seguridad y trabajar de manera conjunta para obtener un conocimiento profundo de la estructura y circunstancias que rodean a la organización.

Fases de un Plan de Contingencia

El plan de contingencias sigue el conocido ciclo de vida iterativo PDCA (plan-do-check-act, es decir, planificar-hacer-comprobar-actuar). Nace de un análisis de riesgo donde, entre muchas amenazas, se identifican aquellas que afectan a la continuidad del negocio. Debe ser una descripción detallada y ha de incluir los siguientes puntos:

Identificación de recursos. Las empresas tienen recursos que nunca pueden fallar y otros que son prescindibles. Debemos examinar la organización desde su interior para identificarlos.
Identificación de riesgos clave. Consiste básicamente en una evaluación de riesgos, buscando cuáles son los que podrían atentar contra los recursos esenciales.
Clasificación de los riesgos según la prioridad. Los riesgos se clasificarán en función del impacto que estos generen a la compañía.
Plan de acción (respaldo, emergencias y recuperación). En esta fase se consideran y definen los diferentes planes de acción y las acciones que se llevaran a cabo en las diferentes fases de la incidencia (antes, durante y después) para contrarrestar el efecto negativo.
Difusión del Plan de Contingencia. Por último, habrá que contemplar la puesta en funcionamiento del propio plan (fase ejecutiva), estableciendo un mecanismo que toda la empresa deberá conocer para que su utilidad sea real. Es imprescindible asegurarse de que la plantilla conoce cuáles son los pasos a seguir, con sesiones de formación y simulacros donde se pongan en marcha estos procedimientos.

La importancia de la revisión y actualización del Plan de Contingencia

Un Plan de Contingencia no es un documento estático. Al contrario, para que sea eficaz, debe actualizarse periódicamente y adaptarse a los cambios que puedan afectar a la organización, como nuevas regulaciones, avances tecnológicos, o cambios en la estructura de la empresa. Revisar el plan con regularidad permite identificar áreas de mejora, ajustar procedimientos obsoletos y asegurarse de que los recursos asignados siguen siendo suficientes y pertinentes.

Además, la revisión del plan debe incluir simulacros y evaluaciones prácticas que permitan a los empleados familiarizarse con los procedimientos. Estas actividades ayudan a identificar posibles fallos y a mejorar la rapidez de respuesta en situaciones reales de crisis. Incluir a todas las áreas y niveles de la empresa en estos ejercicios es fundamental, ya que promueve una cultura de prevención y asegura que cada persona conozca su rol en caso de emergencia.

En el entorno empresarial actual, los riesgos pueden cambiar rápidamente, por lo que la capacidad de adaptarse a nuevas amenazas es crucial. Un Plan de Contingencia actualizado y bien estructurado garantiza que la empresa pueda hacer frente a imprevistos de manera más eficiente, protegiendo tanto a sus empleados como a sus activos, y facilitando la recuperación para asegurar su continuidad en el mercado.

Consultoría

Business Continuity